Přestože věnuji mnoho pozornosti a energie stanovování si dlouhodobých cílů a priorit, mívám během dne tendence přeskakovat v činnostech od jedné ke druhé. Díky tomu mám pocit, že se sice věnuji všemu, ale přitom nedotáhnu nic opravdu důležitého.

Každoroční retrospektiva mých cílů sice ukazuje, že tak zlé to není (dlouhodobé cíle se mi vcelku daří plnit), ale je ještě co zlepšovat. Minimálně se chci zbavit toho hlásku někde vzadu, který mi během dne našeptává, že se mám věnovat jiným, důležitějším věcem. I z tohoto důvodu jsem si pro letošní rok stanovil cíl více se věnovat aktivitám, které jsou pro mne důležité z dlouhodobého hlediska.

Chtěl bych se s vámi podělit o techniku, která mne v tomto směru posunula kupředu.

Sepsat si seznam aktivit, které chci během dne zvládnout

Seznam úkolů v nejjednodušší možné podobě

Dříve jsem po příchodu do práce nebo domů ihned zapínal počítač a kontroloval emaily.

Od jisté doby (možná je tomu tak dva roky) dělám to, že si ještě předtím vezmu k ruce papír s tužkou a sepíšu si seznam aktivit, které chci do spánku/odchodu domů stihnout. Nemusí se jednat o celý den, ale prostě časový úsek, který mám k dispozici. Zapisuji si typicky i věci jako např. příprava jídla, cvičení, vyřízení telefonních hovorů. Většinou zanesu na papír cokoliv, co vyžaduje nějaký čas a pozornost.

Podívám se následně do kalendáře v mobilu, zda nemám na dnešek nějakou upomínku, a i tu přenesu na papír. Z kalendáře ji obratem odstraním, aby mne pak již zapípání nevyrušilo z činnosti.

Když je seznam hotový, vezmu první činnost, do které se mi chce, a začnu ji dělat. Po splnění úkolu ji v seznamu škrtnu a vyberu další.

Jaký byl u mě efekt zavedení tohoto zvyku? Již výjimečně jsem zapomněl nějakou činnost vykonat. Nedokončené úkoly na mě na konci dne pěkně pohromadě koukaly a já měl možnost je buď ještě dotáhnout, zahodit nebo přesunout na další den. Viděl jsem také na vlastní oči, kolik jsem toho stihnul. Už jsem tedy například nechodil domů z práce s tím, že jsem dnes zase nic neudělal.

Určit priority

Označení prioritních úkolů

I když jsem po zavedení zvyku psát si seznam již nezapomínal plnit úkoly, zjistil jsem, že z dlouhodobého hlediska stále hodně času věnuji naléhavým, ale přitom z dlouhodobého hlediska ne tolik důležitým věcem.

Zavedl jsem tedy úpravu systému – k položkám, které při sepisování vyhodnotím jako důležité, zakreslím vykřičníky a věnuji se jim jako prvním. Silně doporučuji nejdříve splnit právě ty prioritní. Z mé zkušenosti tím člověk získá energii a dobrý pocit na mnoho dalších hodin.

Pokud si prioritami nejsem jistý, nebo mám pocit, že jsem si stanovil úkolů málo, věnuji se několik minut jednoduché otázce: „Co udělá dnešní den úspěšným?” Přijdu často na skvělé akce, které by mě samy od sebe ve víru dění již nenapadly.

Jak se vypořádat s přerušeními?

Čtvereček před aktuální položkou, nové úkoly na konec seznamu

Také se vám stává, že si něco hezky rozvrhnete, ale různá přerušení vám původní plán rozcupují na kousky?

K tomu mi pomáhají dvě pravidla:

• Jakmile začnu na nějaké činnosti dělat, zvýrazním si ji na papíře. Konkrétně kreslím čtvereček. Zvyknul jsem si jednou za čas se na papír podívat, a když se přistihnu, že dělám na úkolu bez čtverečku, vrátím se k tomu označenému.
• Ve chvíli, kdy v průběhu dne vyvstane nová činnost, ihned ji zapíšu na papír. Zvážím, jestli se nově zapsané činnosti opravdu musím začít věnovat hned teď. Většinou zjistím, že tomu tak není, můžu se tedy v klidu zabývat původní činností s vědomím, že mi nic neuteče. Když výjimečně jde o opravdu neodkladnou činnost, aktuální čtvereček škrtnu a zakreslím jinam.

Stanovit časový odhad

Stanovení časových odhadů a celkového času dokončení

Rád bych stíhal vždy všechno. Říkal jsem si, že přeci když budu hodně makat, musím být schopen splnit celý seznam. Skutečnost byla taková, že se mi to povedlo jen výjimečně.

Došlo mi, že musím být větší realista. A tak jsem zavedl další rozšíření – ke každému úkolu si zapsat odhad, jak dlouho mi jeho splnění bude trvat. Má to tu velkou výhodu, že v tom okamžiku jsem schopen odhadnout, kolik věcí mám šanci stihnout. Když zjistím, že chci večer doma udělat tři dvouhodinové úkoly, a je deset hodin večer, musím se k situaci postavit čelem a smířit se s tím, že některé položky buď splním pouze částečně, nebo je rovnou úplně zrušit.

Zde mám osobně ještě rezervy. Většinou totiž při rušení položek skřípu zuby, nechce se mi se jich takto jednoduše vzdát. Je to asi moje ego, které mi povídá, že jsem přece rychlík inteligentní a že to zvládnu. V poslední době sílí ale jiný hlas, který říká: „Pokud tušíš, že je daná aktivita pro tebe opravdu důležitá, ale dneska ji prostě nestíháš, neboj se ji odložit…ona se k tobě ještě vrátí, až uzraje čas. Budeš ji pak moci vykonat bez výčitek a s radostí.“

Výhoda časových odhadů je také v tom, že si můžu kdykoliv jednoduše určit, že se např. následující hodinu budu věnovat tzv. „čištění“, kdy si vezmu úkoly s malými časovými odhady (např. někomu zatelefonovat, přečíst maily, udělat si pořádek ve stažených souborech na počítači) a v rychlém sprintu je všechny jeden po druhém splním. Výsledkem je, že se mi zkrátí seznam a naplní mne to dobrým pocitem. Musím se však mít na pozoru, abych takovýmto úklidem nestrávil celý den, a abych nezapomínal na dlouhodobě důležité úkoly.

Výlet do budoucnosti

Pokud vím, že nějaký úkol je pro mne důležitý, ale z nějakého důvodu se mi nechce věnovat mu potřebný čas, mohu provést 10minutový experiment, o kterém jsem psal v minulém článku.

Vymyslel jsem si ale také jiné cvičení. Představím si, že již uběhl vyhrazený čas, a že mám činnost splněnou.

Mě osobně tato představa většinou zbaví pocitu úzkosti z toho, že mám obětovat tolik času. Uvědomím si, že po uběhnutí stanovené doby budu spokojený z dobře investované energie. Pokud se ale při výletu do budoucnosti žádné pozitivní pocity nedostaví, je na čase znovu zvážit, jestli je daná věc opravdu důležitá a jestli bych se neměl věnovat spíše něčemu jinému.

Využívám ještě jeden zlepšovák – dílčí úkoly. Pokud se mi zdá úkol příliš velký/složitý, sepíšu si k němu kroky, které v rámci něj musím provést. Následně si zakreslím křížek k prvnímu kroku a pokračuji standardním stylem. Aneb: „Pokud je na vás medvěd příliš velký, nejdříve si ho naporcujte.“

Jak mi to celé funguje, vize do budoucna

Stav na konci dne

Zavedení výše zmíněného procesu pro mě znamenalo (kromě zlepšení organizovanosti) i pocity větší radosti a jistoty pramenící z vědomí, že dělám na tom, co jsem si dobře rozmyslel a co je pro mne důležité.

Nakonec ještě jeden poznatek z praxe – když se na konci dne podívám, jaké byly moje časové odhady jednotlivých úkolů (a tedy i celkový odhad, kdy bych měl mít všechno naplánované splněno), pravidelně zjišťuji, že se mi podařilo splnit cca 50% naplánovaných aktivit. To znamená, že např. za čtyři hodiny jsem stihnul takový objem práce, jaký jsem si plánoval na dvě hodiny. Nejčastějšími příčinami bývá, že buď do toho něco dalšího naléhavého přišlo, nebo jsem jednoduše časové odhady podcenil.

Do budoucna se budu snažit tuto procentuální úspěšnost zvýšit – budu při odhadech velkorysejší (čti realističtější), důkladněji se předem zamyslím nad dalšími možnými úkoly, které mi do procesu mohou skočit, a budu si nechávat nealokované rezervy, abych plán tolik nešponoval. Musím se přeci taky občas podívat, co nového na YouTube, že…